In dit artikel

3) Management

In Focus Feedback Admin zitten veel verschillende instellingen en opties. Deze pagina geeft een overzicht van alle instellingen die je vindt onder de management tab in het hoofdmenu. Vanaf hier kun je naar benodigde artikelen navigeren. Wanneer je klikt op management in het hoofdmenu verschijnen de volgende menuopties (afhankelijk van jouw bevoegdheden).

Aanhef

In deze functie kun je ervoor zorgen dat alle ontvangers op dezelfde manier worden aangesproken in jouw e-mails.

Toelichting

Met deze knop kun je een nieuwe aanhef toevoegen, er verschijnt een pop-up scherm.
Vul hier de gewenste aanhef in die je in de communicatie wilt gebruiken.
Selecteer de taal die je wilt gebruiken.
Vul hier al de synoniemen in die je wilt veranderen in de gewenste aanhef.
Hier kunt je bestaande begroetingen bewerken.
Met het kruisje wordt de begroeting verwijderd.
Hier worden alle synoniemen binnen een begroeting weergegeven.
Met het kruisje kun je synoniemen uit een begroeting verwijderen.

Basis templates

De basis templates bevatten de lay-out van de e-mail die je stuurt naar de respondenten. Voor het toevoegen van foto’s en logo’s moeten deze beschikbaar zijn op een online server. Hierdoor wordt aangeraden wijzigingen binnen jouw basis template altijd te doen via de medewerkers van Focus Feedback. Na aanlevering van de gewenste logo’s en foto’s maakt Focus Feedback voor jou een basis template in jouw huisstijl. Jouw basis template bepaalt de lay-out van jouw E-mail template en Systeem mailtemplates.

Blacklist

In de Blacklist worden alle adressen bewaard van personen die hebben aangegeven geen mail meer van je te willen ontvangen. Je kunt ook personen zelf toevoegen aan jouw blacklist. De klantgegevens in de blacklist worden drie maanden openbaar voor je bewaard. Na drie maanden zullen de gegevens versleuteld worden voor privacy doeleinden, je kunt de gegevens dan niet meer opvragen.

Toelichting

Voeg handmatige een persoon toe of importeer een .csv bestand.
Hier zie je alle detailinformatie van de respondenten die op uw blacklist staan.
Exporteer alle respondenten van uw blacklist naar een XLS-bestand (Na drie maanden zijn ook de geëxporteerde gegevens versleuteld).
Hiermee verwijder je een e-mailadres uit de blacklist.

CLF instellingen

De CLF instellingen zijn de systeem instellingen van de CL Feedback module. Bij de CLF instellingen kunnen instructies en resultaten worden toegevoegd aan de CL Feedback lay-out.

Toelichting

Onder resultaat kunt u een gewenst resultaat toevoegen. Na het doorlopen van de CL Feedback geeft het resultaat de uiteindelijke beslissing weer. Dit kan een “Refund” zijn of er wordt geconstateerd dat na het terugbellen de respondent “Tevreden is”.
Wanneer u een resultaat toevoegt, verschijnt er een pop-up scherm.
Omschrijving is de naam van het toegevoegde resultaat.
“e-mail template”: U dient een Systeem mailtemplates toe te voegen, wanneer u er voor kiest automatisch een interne e-mail te versturen na afronding van de CL Feedback module. De Systeem mailtemplates zorgen voor de lay-out van de interne mail.
“E-mail” vul hier het e-mailadres in waarnaar de mail gestuurd moet worden na het behaalde resultaat.
De ingevulde informatie uit het pop-up scherm wordt in de tabel weergegeven.
Hier kunt u een resultaat verwijderen.
“CLF instructies” De CLF instructies tab geeft u de mogelijkheid tekst toe te voegen. Wanneer een medewerker bezig is met de CL Feedback, kan hij de instructies tonen als hulpmiddel.

Dashboard instellingen

Hier kun je de instellingen veranderen voor de dashboards gemaakt met ‘Jasper’. Voor meer informatie kun je contact opnemen met ons.

Bij het tabblad dashboard instellingen kun je de instellingen van je zelfgemaakte dashboards wijzigen met “Jasper”. Je kunt een zelfgemaakt dashboard toevoegen aan het dashboard-tabblad van het hoofdmenu in Focus Feedback Admin. Je kunt ook contact opnemen met ons zodat we je kunnen helpen.

1. Alle toegevoegde gebruikers zien hun dashboard als een tabblad in het hoofdmenu.

Dashboard lijst

Met de software ‘Jasper’ is het mogelijk om je gepersonaliseerde dashboards te maken met informatie uit Focus Feedback. Neem voor meer informatie over ‘Jasper’ en het maken van jouw dashboards contact op met ons.

E-mail templates

Je beheert hier jouw e-mail templates. Hier stel je zelf precies in hoe jouw (enquête) uitnodigingen verstuurd worden.

Toelichting

Voeg een nieuwe e-mail template toe.
Kopieer de geselecteerde e-mail template.
Verwijder jouw e-mail template.
Lijst met al jouw e-mail templates.
“?” Hier kan een omschrijving worden toegevoegd voor de e-mail template.
Naam van de e-mail template.
Voer hier de naam/merk van jouw organisatie in.
“E-mail antwoord” is een e-mailadres waar de reply van de respondent terechtkomt.
“E-mail van” is het e-mailadres die de respondent ziet als de verzender van de email.
“Tags” geeft je een overzicht van de verschillende tags die je kunt gebruiken in jouw e-mail. Een tag is een verwijzing naar jouw geïmporteerde data. Bijvoorbeeld je wilt dat de naam van de respondent wordt overgenomen van de geïmporteerde data. Focus Feedback doet dit automatisch bij gebruik van de tag [name].
“Verzend bedankt e-mail”, wanneer deze wordt aangezet maak je gebruik van het verzenden van een bedank e-mail na het invullen van de enquête.
“Herinnering e-mail na” is het aantal dagen waarna de herinnering e-mail verzonden moet worden naar de respondent. “Aantal herinneringen” is het aantal herinneringsmails die Focus Feedback moet verzenden naar de respondent.
“CSV Key”: de csv key is de code die de e-mailtemplate aan jouw geïmporteerde data verbindt. Met behulp van de csv key verbind je een e-mail template automatisch met een fase of merk. Hierdoor worden enquêtes naar de correcte groep verzonden (deze instelling mag je niet veranderen, of alleen in overleg met Focus Feedback!).
“Extra” bevat een paar extra opties voor jouw e-mail template
- “Sluit enquête na” is het aantal dagen waarna de link in de e-mailtemplate ongeldig wordt.
- Coupons: je kunt coupons of kortingscodes importeren. Hiermee kan automatisch een kortingscode worden meegestuurd met de geselecteerde mail.
Hiermee kun je wisselen tussen de tabbladen van de eerste e-mail, herinnering e-mail en bedank e-mail, om de tekst per mailtemplate aan te passen.
Dit is het onderwerp van de e-mail.
Met de functionaliteiten in de knoppenbalk kun je de lay-out van de e-mail template verfraaien.
Kies hier de taal voor de e-mail template. De basis templates kunnen verschillen per taal die je selecteert.
Kies hier welk basis templates je wilt gebruiken voor de geselecteerde e-mail template.
Verstuur een test van de geselecteerde e-mail template.

Stap 8: Enquête testen

Wanneer de enquête gemaakt is en alle instellingen zijn naar wens ingesteld, dan is het belangrijk om de enquête te testen voordat je deze definitief naar de klant stuurt. Focus Feedback geeft twee verschillende test manieren:

Volledige test modus
Beknopte test modus

De test modus is te vinden onder aan het pop-up scherm met de ‘enquête instellingen’. Wanneer een test modus wordt geselecteerd verschijnt er een rode balk onder aan de pop-up om je erop attent te maken dat een test modus actief is. Ook verschijnt er een extra veld met “test email adres” zoals te zien op de afbeelding. Hier dient het e-mailadres ingevuld te worden waarnaar de enquête gestuurd dient te worden bij het testen.

Volledige test modus

Bij de volledige test modus worden alle enquêtes die worden verzonden geheel normaal verstuurd, maar allemaal naar het ingevulde test e-mailadres. Dit betekend dat wanneer er twintig enquêtes worden verstuurd het ingevulde test e-mailadres twintig e-mails ontvangt.

Beknopte test modus

De enquêtes die worden gestuurd wanneer de beknopte test modus is geselecteerd worden gecomprimeerd in een e-mail. Dit betekend dat wanneer er twintig enquêtes worden verstuurd het ingevulde test e-mailadres één e-mail ontvangt met twintig hyperlinks naar de enquêtes.

Wanneer de enquête goed is getest is het tijd de enquête te versturen naar de klanten. Dit kan door manueel klant informatie toe te voegen aan Focus Feedback of lijsten met gegevens te importeren.

Enquête maker

Hier kunnen enquêtes worden aangemaakt of aangepast.

Toelichting

Voeg een nieuwe enquête toe, er verschijnt een pop-up scherm, zie ‘Enquête aanmaken’.
Voeg een nieuwe vraag toe, er verschijnt een pop-up scherm, zie ‘Vragen aanmaken’.
Voeg een nieuw antwoord toe, er verschijnt een pop-up scherm, zie ‘Antwoord aanmaken’.
Zoekfunctie binnen de enquête maker.
Lijst met gecreëerde enquêtes.
Met het pennetje kun je bestaande enquêtes, vragen of antwoorden wijzingen (zie ‘Enquête aanmaken’).
Bekijk een voorbeeld van jouw gemaakt enquête (let op dat je in jouw browser pop-ups niet blokkeert).
Verander de volgorde van jouw gemaakte vragen en antwoorden.
Lijst met de toegevoegde vragen binnen de geselecteerde enquête.
Met deze knop kun je aanvinken welke vraag de NPS vraag is.
Hier bepaal je welke vragen of antwoorden actief moeten zijn.
Lijst met toegevoegde antwoorden binnen de geselecteerde vraag.
‘Verwerkt’ geeft alle verzonden enquêtes weer van de geselecteerde enquête.
‘Te verzenden’ geeft alle te verzenden enquêtes weer van de geselecteerde enquête.
(Verschijnt alleen bij aanklikken van ’te verzenden’) Deze knop geeft je de mogelijkheid gegevens voor het verzenden van een enquête te importeren of handmatig toe te voegen (zie ‘Importeren gegevens’).
(Verschijnt alleen bij aanklikken van ’te verzenden’) ‘Verstuur’ verstuurt de te verzenden enquêtes naar de toegevoegde en geïmporteerde mailadressen.

Stap 5: Enquête aanmaken

Onder het submenu Enquête maker (ondrer dashboards) kun je een nieuwe enquête aanmaken of bewerken. Er verschijnt dan een pop-up scherm:

Toelichting

Wanneer een nieuwe enquête wordt aangemaakt of bewerkt verschijnt er een pop-up scherm.
Naam van de enquête.
Hoofdtaal van de enquête.
Category is een tabel die je kunt aanmaken binnen het tabblad tabellen. Met behulp van Category kun je een extra dimensie toevoegen aan jouw enquête, zoals verschillende afdelingen. Hierdoor kunnen reacties gemakkelijker binnen jouw organisatie gegroepeerd worden.
Lijst met beschikbare e-mail templates die gekoppeld kunnen worden aan de enquête, zie ‘e-mail template’.
Hiermee kun je een e-mail template ontkoppelen (je verwijdert hiermee niets).
Proces waarop de enquête betrekking heeft. Je kunt hier ook een proces/fase toevoegen. Een proces/fase kan maar gekoppeld zijn met één enquête. (zie ’tabellen’)
Hoe en of de NPS resultaten van deze enquête op Dashboard I getoond gaan worden.
- Niet gebruiken op Dashboard I
- Gebruik in algemene Dashboard meter (proces krijgt geen individuele meter, is wel onderdeel van de algemene meter)
- Toon als meter op Dashboard I (proces is onderdeel van de algemene meter en krijgt individuele meter)
Of de NPS resultaten van deze enquête op Dashboard II getoond dienen te worden.
Wanneer je “CLF enquête” aanvinkt, is dit de enquête die wordt verzonden na het behandelen van feedback in de CL Feedback module. Er kan maar één CLF enquête aanwezig zijn.
Hiermee kun je aangeven voor welke groepen binnen Focus Feedback de resultaten van deze enquête zichtbaar zijn.
Hiermee kun je een groep ontkoppelen (hiermee verwijdert je niets).
Tabbladen waarmee men kan schakelen tussen de talen.
Voeg een nieuwe taal toe aan deze enquête.
(zodra de taal tekstueel wordt ingevuld, is deze voor de gebruiker beschikbaar in de enquête)
Is deze enquête wel of niet actief.
Introductie tekst op de eerste pagina van de enquête.
Tekst die verschijnt nadat de respondent de enquête heeft afgerond.
Tekst die verschijnt wanneer de respondent op de enquête link in de mail klikt, terwijl de enquête reeds een keer is ingevuld.
Tekst die wordt getoond wanneer de respondent zichzelf uitschrijft, bij uitschrijving wordt de respondent opgenomen in de blacklist.
Keuze of deze enquête wordt gebruikt voor testen of valt binnen de normale modus. Bij het instellen van een testmodus verschijnt er een extra invoer strook waar je het test e-mailadres kunt invullen. Alle e-mails binnen de testmodus worden naar dit adres verstuurd.
- Normale modus: enquête wordt normaal verstuurd naar respondenten, test modus is niet actief.
- Beknopte test modus: alle links naar de verschillende enquêtes worden in één mail naar de testmail verzonden
- Volledige test modus: enquêtes worden normaal verzonden, maar gaan allen naar de ingevoerde testmail

Gebruikers

Focus Feedback geeft veel functionaliteiten bij het beheren van gebruikersgroepen dit is cruciaal om voor elke medewerkersgroep de juiste informatie te tonen. Met behulp van gebruikersgroepen kan een gebruiker toegewezen worden aan een groep, deze groep heeft bepaalde functionaliteiten tot zijn beschikking. Hiermee is Focus Feedback overzichtelijk voor iedereen. Het aanmaken of beheren gaat in drie gemakkelijke stappen:

Gebruikers toevoegen tot Focus Feedback
Gewenste gebruikersgroepen maken
Gebruikers toewijzen aan de gewenste gebruikersgroep

Gebruikers beheren

Hier zie je een lijst met alle medewerkers die ingevoerd zijn in Focus Feedback als gebruiker.

Toelichting

Hier kun je handmatig een nieuwe gebruiker toevoegen.
Hiermee kun je bestaande gebruikers aanpassen.
Hier zie je een lijst met alle ingevoerde gebruikers voor jouw organisatie.
Hier zie je tot welke gebruikersgroep de gebruiker behoort.
Zoekfunctie om in de gebruikerslijst te zoeken.
Knop om een gebruiker te verwijderen.

Groepen

Groepen beheren

Focus Feedback beschikt over de mogelijkheid om één of meerdere groepen aan te maken met verschillende bevoegdheden. Zo kun je precies per medewerkersgroep (gebruikers) aangeven wat zij wel of niet mogen doen of bekijken binnen de applicatie.

Toelichting

Hier kun je een nieuwe groep aanmaken.
Hier zie je een lijst van alle huidige groepen.
Met deze knop kun je een groep verwijderen.
Hier zie je over welke autorisaties deze groep reeds beschikt.
Hiermee kun je de desbetreffende bevoegdheden verwijderen uit een groep.
Hiermee activeert je een keuzelijst waarmee je bevoegdheden kunt toevoegen aan een groep.
Hier zie je een lijst met bevoegdheden die nog niet zijn geselecteerd voor de desbetreffende groep.
‘Cancel’, je maakt jouw keuzes met deze knop ongedaan.
‘Select’ je zet de aangevinkte bevoegdheden over naar de groep.

Instellingen

De pagina instellingen bevat alle technische systeeminstellingen van de applicatie Focus Feedback.

Toelichting

1. (S) FTP-instellingen. (alleen in te voeren door systeembeheerder!)

2. Linkinstellingen. (alleen in te voeren door systeembeheerder!)

3. Drempel: de termijn waarbinnen de respondent geen tweede uitnodiging ontvangt

De overige instellingen dienen ook alleen ingevoerd te worden door systeembeheerder.

Mailing lijst

In de mailing lijst staat een volledig overzicht met alle respondenten die zijn ingevoerd in Focus Feedback Admin.

Toelichting

1. Hier zie je een lijst met alle respondenten met detailinformatie.

2. Hier kun je handmatig een respondent toevoegen (alleen voor test doeleinden)

3. Knop om handmatig het import en verzend proces te starten (alleen voor test doeleinden)

4. Filter en zoekfunctie om respondenten te selecteren

5. Hier kun je zien of de respondent de enquête heeft ingevuld

6. Hier zie je of de mail ook daadwerkelijk verstuurd is. Afhankelijk van jouw Drempel (zie Instellingen), Blacklist of ontbreken van een e-mailadres wordt soms geen uitnodiging verstuurd. Ga met de muis over de kleur om de verzendstatus te achterhalen.

7. Knop om een respondent te verwijderen.

Report Mailer

Report mailer biedt je de mogelijkheid om rapporten op een gemakkelijke manier te mailen naar medewerkersgroepen binnen jouw organisatie. In het submenu Tabellen kun je een lijst met medewerkers importeren in jouw Focus Feedback Admin. Voor meer informatie over het opzetten van de Report mailer, neem contact op met ons.

Toelichting:

1. Filters om te zoeken binnen de personeelstabel

2. Gedetailleerde informatie over jouw personeelstabel (leeg gemaakt om privacyredenen)

3. Vink het vakje aan om te beslissen wie een periodiek rapport ontvangt

4. Knop om het rapport te verzenden

Systeem mailtemplates

Systeem mailtemplate is de template voor al het interne mailverkeer. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen wanneer feedback wordt verwerkt in de CL Feedback en wordt toegewezen aan een medewerker, hij of zij ontvangt dan automatisch een e-mail bericht. “Systeem mailtemplate” is de instelling waar je deze automatische e-mail inrichting kan geven. Systeem mailtemplates worden binnen Focus Feedback gebruikt bij: CL Feedback module, Classificatie en Report Mailer.

Toelichting

Hier kun je een nieuwe systeem mailtemplates aanmaken.
Een lijst met jouw systeem mailtemplates, type en optie ter verwijdering.
Naam van de systeem mailtemplate.
Het onderwerp van de e-mail die de medewerker ontvangt.
Keuze uit jouw basis templates voor de opmaak van de interne mail.
‘E-mail type’ geeft de mogelijkheden waarvoor de systeem mailtemplate gebruikt kan worden
- Toewijzen-mail zijn de interne mails nadat feedback is toegewezen aan een medewerker via de Classificatie module en CL Feedback module.
- Resultaat-mail zijn de interne mails die worden verzonden nadat er een resultaat is ingevoerd binnen de CL Feedback.
- Report mailer (niet van toepassing).
Geeft je een voorbeeld van jouw systeem mailtemplate met de opmaak van jouw basis templates.
De mogelijke “Tags” die je kunt gebruiken in jouw systeem mailtemplate. (tags verwijzen data rechtstreeks uit uw gegevens, zoals naam ontvanger en bedrijfsnaam).
Met de knop “test” kun je controleren of de functie naar behoren werkt.
Met de functionaliteiten in de knoppenbalk kun je de lay-out van jouw systeem mailtemplate verfraaien.
Hier kun je de daadwerkelijke mail schrijven van jouw systeem mailtemplate.

Tabellen

Focus Feedback Admin kan meerdere tabellen bevatten die ondersteuning bieden. Denk bijvoorbeeld aan medewerkers (Report mailer), projecten en fases. De tabellen moeten wel onderhouden worden.

Toelichting

Lijst met alle beschikbare tabellen.
Voeg een rij toe aan de geselecteerde tabel.
Inhoud en details van de geselecteerde tabel.
Verwijder een rij uit de geselecteerde tabel.

Vraag sjabloon

Onder het submenu ‘Enquête maker’ kun je vragen voor de enquête aanmaken of bewerken. Er verschijnt dan een pop-up scherm:

Toelichting

Bewerk of voeg een nieuwe vraag toe. Een pop-up scherm verschijnt.
Hiermee geef je aan of de vraag actief is of niet.
Hier kun je een korte naam aan de vraag geven. Deze worden onder andere gebruikt in lijsten en rapporten.
Hier kun je de vraag in meerdere talen definiëren.
Tekst die aan de linkerzijde van de schaal wordt getoond (alleen bij vragen met een schaalmeting).
Tekst die aan de rechterzijde van de schaal wordt getoond (alleen bij vragen met een schaalmeting).
Voer hier de volledige vraag in.
Kies hier een van de beschikbare types.
- NPS vraag 1, deze vraag meet de NPS. (Er zijn eisen om een vraag te definiëren als de NPS vraag).
- Schaal vraag 2, een vraag met een schaalverdeling. Je dient hierbij de gewenste schaal aan te maken als antwoorden.
- Schaal vraag (nummers), een vraag met een schaalverdeling van nummers. Hierbij dien je de gewenste schaal aan te maken als antwoorden.
- Schaal vraag verticaal 2 ,3, een vraag met een schaalverdeling die verticaal staat. Hierbij dient je de gewenste schaal aan te maken als antwoorden.
- Meerkeuze vraag verticaal 3 (meerdere antwoorden), een vraag waarbij meerdere antwoorden geselecteerd kunnen worden door de respondent op een verticale as. Hierbij dien je de gewenste antwoorden aan te maken.
- Meerkeuze vraag 3 (meerdere antwoorden), een vraag waarbij meerdere antwoorden geselecteerd kunnen worden door de respondent op een horizontale as. Hierbij dient je de gewenste antwoorden aan te maken.
- Tekstveld vraag, een vraag waarbij de respondent zelf tekst kan toevoegen als antwoord. Het antwoord van een tekstveld vraag is “one line”, de respondent kan geen gebruik maken van de “Enter” toets.
- Open vraag 4, een vraag waarbij de respondent zelf tekst kan toevoegen als antwoord. Hier zit geen limitatie aan.
- Omschrijvende tekst, dit is geen vraag. Het aanmaken van een omschrijvende tekst geeft je de mogelijkheid extra tekst toe te voegen aan jouw enquête.

Een NPS vraag heeft de mogelijkheid twee lay-out wijzigingen toe te voegen:

Toon smileys, aan de linker en rechterkant worden smileys toegevoegd voor visualisatie bij jouw schaal.
Gebruik kleuren, de schaalbalk wordt gekleurd van groen naar rood ter visualisatie van jouw schaal.

De schaalvraag en schaalvraag verticaal bieden je de mogelijkheid deze vraag te veranderen in een terugbelvraag. Hiermee kunnen respondenten aangeven of zij door jou teruggebeld willen worden voor meer informatie zie de CL Feedback module.

De schaalvraag, schaalvraag verticaal, meerkeuze vraag en meerkeuze vraag verticaal hebben de optie “toon optie overig”. Hiermee kun je naast de meerdere antwoord mogelijkheden een optie toevoegen die de respondent in staat stelt een overig antwoord buiten jouw gekozen antwoorden in te vullen.

Een open vraag heeft de mogelijkheid om een CLF veld toe te voegen. Als je een CLF veld toevoegt, worden de antwoorden van deze vraag meegenomen in de CL Feedback module.

Deze vraag is verplicht voor respondenten.
Deze vraag is de laatste vraag op de pagina. Hierna begint een nieuwe pagina.

Stap 7: Antwoord aanmaken

Onder het submenu ‘enquête maker’ kun je antwoorden voor de enquêtevragen aanmaken of bewerken.

Toelichting

Wanneer je een antwoord aanmaakt of bewerkt voor een vraag binnen jouw enquête, verschijnt er een pop-up scherm.
Hiermee geef je aan of dit antwoord wel of niet actief moet zijn.
Korte label, is het verkorte antwoord. Deze wordt onder andere gebruikt in lijsten en rapporten.
Geef een waarde in wanneer het gebruikt dient te worden in berekeningen, voeg bij een schaalvraag de hoeveelheid per antwoord toe.
Je kunt naar aanleiding van het antwoord een of meer vragen overslaan door in een keer naar een andere vraag toe te springen.
Kies hier de taal om het antwoord ook in een andere taal te kunnen ingeven.
Voer hier de volledige antwoord in de juiste taal in (wordt weergegeven in de enquête).