Data mapping in Focus Feedback Admin is het toevoegen van namen en beschrijvingen aan interne codes. Wanneer Focus Feedback gegevens van verschillende systemen ontvangt, ontvangen we de bijbehorende codes die jij gebruikt. Voor een medewerker ontvangen we bijvoorbeeld een code “12345”. Als je deze code niet wilt zien wanneer je binnen jouw Focus Feedback-applicatie werkt, kun je de code “12345” koppelen aan de relevante werknemer, “Aron Piekema”. Nu dit aanwezig is, zal de applicatie nu de naam “Aron Piekema” tonen in plaats van de code in de corresponderende export en rapporten. De mapping gaat verder dan alleen medewerkers en kan een aantal gebieden binnen jouw applicatie beïnvloeden.
Met de integratie van het programma SPICE ontvangt Focus Feedback nu vier medewerkers aantallen per record. Dit zijn: Engineer, Contact Center, Dispatch en Preprepper. Een vijfde kolom is “Counselor”; dit is het in kaart brengen van werknemers die zijn verbonden met andere contactpunten die een ander verzendproces doorlopen. Het in kaart brengen van de medewerker gebeurt in de sectie Tabellen (1. Beheer; 2. Tabellen) binnen de Focus Feedback-applicatie. Wanneer deze is geopend, toont het scherm de verschillende toewijzingstabellen in de rechterlijst (3). Wanneer een mappingtabel wordt geopend, worden de verschillende groepen weergegeven als tabbladen bovenaan (4). Met het pictogram “+” kun je nieuwe records maken of importeren in de applicatie (5). Met het potlood pictogram kun je bestaande records bewerken (6). Wanneer nieuwe records worden geïmporteerd en al bestaan binnen de applicatie, worden ze bewerkt met de bijgewerkte informatie. Voor werknemers is er ook een tabblad met de naam ‘Alles’. Hier kun je één bestand importeren met alle werknemers en hun verschillende typen (7). Vergeet bij het importeren via dit tabblad niet het type werknemer toe te voegen aan jouw importbestand.
Productinformatie in kaart brengen
Naast werknemers ontvangen we verschillende codes van SPICE of andere systemen. Deze codes zijn: Regio, Productgebied, Productverdeling, Betalingen. De regiocode heeft effecten op het regioverslag, terwijl de andere codes alleen de filters of exportfunctie van Focus Feedback beïnvloeden. Ga naar Beheer (1) à Tabellen (2) om de toewijzing voor deze groepen in te stellen. Klik in de rechter lijst op de titel Mapping (3). Bovenaan de tabellen staan de verschillende tabbladen tussen de mapping tabellen (4). Bij elke tabel kun je de codes aan de gewenste beschrijving koppelen door een nieuw record aan te maken met het “+” pictogram (5), of je kunt bestaande records bewerken door op het ‘potlood’ pictogram (6) te klikken.
Filteren
Het in kaart brengen van de medewerkers en het productgebied heeft effect op de filters die worden gebruikt voor de rapportage- en exportfunctionaliteit binnen Focus Feedback.
Werknemersfilter
Het werknemersfilter kan alle vijf werknemersgroepen filteren. Klik onder de rapport- of exportfunctie binnen Focus Feedback op het potlood pictogram naast de werknemersfilter om de bijbehorende pop-up te openen (1). In de koptekst van de pop-up staat een vervolgkeuzelijst. Wanneer je er op klikt, kun je schakelen tussen de verschillende werknemersgroepen (2). Selecteer de gewenste werknemers om de grafiek te maken of te exporteren door het selectievakje (3) in te schakelen. Het is ook mogelijk om jouw rapporten en exporten uit te voeren op basis van een dynamische selectie van werknemers van verschillende werknemersgroepen.
Product gebied
Er is een filter toegevoegd aan Focus Feedback, waarmee de gebruiker grafieken en exports kan uitvoeren op basis van de informatie over het productgebied. Binnen de mappingfunctie kunnen correcte beschrijvingen worden toegewezen aan de corresponderende codes. Het filter toont de toegewezen beschrijvingen en voert de gegevens uit op basis van de selectie. Het is mogelijk om individuele selecties te maken door op het vervolgkeuzemenu (1) te klikken; of maak een multi-selectie door op het potloodje (2) te klikken.
Exporteren
Binnen de exportfunctie van Focus Feedback wordt rekening gehouden met de mapping. Dit betekent dat wanneer productinformatie of werknemers in kaart worden gebracht, hun bijbehorende beschrijvingen worden weergegeven in de exportfunctie (1). Als er geen toewijzing is toegevoegd, worden de onderliggende codes weergegeven in de exportfunctie (2).
Report mailer
Met de Report Mailer kunnen gebruikers de feedback naar de aangesloten medewerkers sturen. Je kunt bijvoorbeeld een tijdsperiode instellen, jouw collega’s selecteren en de e-mail versturen. Dit resulteert in alle werknemers die records hebben waarop hun werknemersnummer is aangesloten, en ontvangen een PDF-bestand met alle feedback van klanten. Binnen de Report Mailer zijn alle vijf medewerkersgroepen bereikbaar. Om de Report Mailer te gebruiken, klik je op Management (1) en Report Mailer (2). Met de tabbladen bovenaan kunt u door de verschillende werknemersgroepen bladeren (3). Selecteer de werknemers die hun verbonden feedback willen ontvangen met behulp van het selectievakje (4). Klik op de knop “Nu verzenden” om de rapporten te verzenden (5).
Medewerker rapporten
Elk werknemersrapport is al lange tijd beschikbaar voor ingenieurs. De andere werknemersgroepen hebben nu ook hun eigen werknemersrapporten. Dit rapport toont de verzonden records, ingevulde records, NPS en responspercentage per medewerker in de geselecteerde filters. Om toegang te krijgen tot deze rapporten, klik op Rapporten (1) en Weergaven (2) en klik op de vervolgkeuzelijst naast de knop Vernieuwen (3) en selecteer het werknemersrapport in de lijst (4).
