Management

In de zoekbalk zoek je naar een functie in management. 

 

Users & Authorizations 

1. Users: deze functie is om gebruikers aan te maken en te managen. Links zie je een lijst met alle gebruikers. Je kunt hier gebruikers aanpassen door op het icoon met de drie punten te klikken. Wanneer je dubbelklikt op de naam kun je ook aanpassingen doen. Bij Remove User verwijder je een gebruiker. Bij Additional authorizations kunnen wij uitzonderingen in autorisaties instellen. Ook is het mogelijk om per user de email notificaties aan te zetten.

Bekijk de demo video: Maak kennis met de Users functie 

• Table: je krijgt users te zien in een Table view (4). 
• Sort by: volgorde veranderen (5). 
• Search by name / email: zoeken naar users (6). 
• Edit Filters: filteren op Last login, Creation Date, Additional authorizations en Groups (7). 
• Meerdere personen selecteren door een vinkje voor hun naam te zetten. Je kunt voor deze groep een bewerking doen (8). 
• New User: hiermee voeg je 1 gebruiker toe. Pijltje naast users: hiermee voeg je meerdere gebruikers toe. Dit doe je handmatig door de gegevens van de gebruikers in te vullen. Ook is het mogelijk een Excel of CSV-bestand te importeren (9). 
• Send activation email: met deze knop stuur je een activatie mail naar een gebruiker. Zo kan hij/zij het Focus Feedback account activeren (10). 

2. User groups: aangeven wat een groep mag in de applicatie. Ook hier kun je meerdere groepen aanvinken en wijzigingen doorvoeren.  

Bekijk de demo video: Maak kennis met de User groups functie 

• Authorizations: dit betekent autorisaties in Focus Feedback (11). 
• Authorizations admin: dit betekent autorisaties in Focus Feedback Admin (12). 
• Pijlen: door te klikken op de pijlen naast de autorisatie kun je een autorisatie toevoegen of verwijderen. Links in je scherm zie je de groep waarvoor je dit doet. (13). 
• Sort by: volgorde veranderen (14). 
• Search: zoeken naar groepen (15).  
• New Group: hier voeg je een nieuwe groep toe (16).  

3. User group survey: je kunt hier gebruikersgroepen hangen aan enquêtes. Dit doe je door te dubbelklikken op een regel. Kies welke groepen de data van deze enquête mogen inzien door op het pijltje te klikken. Je kunt hier gebruik van maken als je data wilt afschermen. Je kunt er ook meerdere selecteren en dan kiezen voor Edit selectie. Zo doe je dit in bulk.  

Surveys & Email settings 

Email templates: een email template opmaken of bewerken. Het is mogelijk om eigen afbeeldingen en tekst toe te voegen om zo je email op te maken in je eigen look en feel.  

Bekijk de demo video: Maak kennis met de Email templates functie 

1. Manage Image Library: deze is bedoeld om afbeeldingen te uploaden en te gebruiken.  
2. Content: voeg verschillende onderdelen toe. Verder kun je Social Media iconen toevoegen die linken naar jouw Social Media pagina’s. 
3. Template name: wijzig hier de naam van je email template. 
4. Preview text: dit is het onderwerp van je email die je hier mag aanpassen indien gewenst.  
5. Styles: deze optie is er om onder andere kleuren en afstanden in te stellen.  

 

Tables 

Deze functie is bedoeld voor het aanmaken en bewerken van databasetabellen. Deze data worden niet in namen meegestuurd maar in codes. De data worden vooraf meegegeven in de enquête. De codes worden vertaald naar voor de gebruiker leesbare tekst. Hier kun je later op filteren in andere functies in de applicatie.

  

1. Answer Tables: deze tabel heeft te maken met de antwoorden op enquêtevragen. Een enquêtevraag in je vragenlijst met 5000 keuzes is geen optie. Er is een vraag gemaakt waar een tabel achter zit en die gaat zich steeds groeperen. Zo houd je steeds minder antwoord opties over. Hieronder een voorbeeld van hoe een Answer Table eruit kan zien. 

2. Survey categories: het clusteren van enquêtes. Je werkt dan met groeperingen in plaats van enquêtes op individueel niveau. Je maakt hier groeperingen aan. Aan een groep kun je meerdere enquêtes toevoegen. Met de pijlen voeg je enquêtes toe of verwijder je enquêtes uit een bepaalde groep.  

Bekijk de demo video: Maak kennis met de Survey categories Table 

3. Mapping Tables: je kiest hier voor Region, Tech group, Product area, Product divison of Payment method. Je ziet hier een Unique number (code) dat is verbonden aan een Description (naam). Deze codes worden vanuit een CRM systeem ingeladen. Bij alle Mapping Tables doen we dat hetzelfde. In onderstaand voorbeeld zie je een tabel voor Product area. Je ziet hier het Unique Number (de code) en de Description (de beschrijving van de codes).  

Bekijk de demo video: Maak kennis met Mapping Tables 

4. Employees & Partners: dit is bijna hetzelfde als de Mapping Tables. Maar dit gaat over personen. Je ziet personen die gekoppeld kunnen zijn aan een record. Hier krijgen wij ook codes binnen vanuit hun CRM systeem. Hier koppel je meerdere velden aan. In je data zie je niet de code staan maar je ziet de naam van de medewerker staan.  

Bekijk de demo video: Maak kennis met de Employees en Partners tables

5. Salutations: dit is een specifieke tabel die gebruikt wordt voor de aanhef. In de enquête wordt een aanhef meegegeven en die wordt gebruikt in de email. Je kunt bijvoorbeeld aangeven dat als je Male binnenkrijgt dat het systeem daarvan maakt de heer en als je Female binnenkrijgt dat het systeem daarvan maakt mevrouw. En bijvoorbeeld Unknown = de heer/mevrouw. De waardes kunnen dus worden omgezet naar de juiste aanhef.  

Bekijk de demo video: Maak kennis met de Salutations Tables 

6. Tags: door de applicatie heen kun je tags toevoegen. Dat kan bijvoorbeeld aan dashboards of CLF records. Een tag kun je hier verwijderen.  

Bekijk de demo video: Maak kennis met de Tags functie

7. Wordlist: in de antwoorden op de open vragen kun je woorden zoeken. Je kunt filteren op feedback waar een bepaald woord in gebruikt wordt. In Wordlist maak je een topic aan, dat is een groepering van woorden. Per topic hang je hier een aantal woorden aan. Je kunt in deze functie woorden aanpassen, aanmaken en verwijderen. In onderstaand voorbeeld zie je links de topics en rechts de woorden die horen bij de topic ‘duurzaamheid’.  

Bekijk de demo video: Maak kennis met de Wordlist Table 

 

Advanced settings 

Bekijk de demo video: Maak kennis met Advanced Settings

1. GDPR Report: consumenten mogen op elk moment aan bedrijven vragen om inzage van de persoonsgegevens. Een bedrijf moet kunnen opleveren welke gegevens zij exact van een persoon hebben. Je kunt in het systeem op emailadres of telefoonnummer zoeken of deze persoon ooit een enquête heeft gehad. Je kunt een export maken ter inzage voor de consument.  

2. Blacklist: hier zie je de mensen die zich hebben uitgeschreven. Deze data blijven 3 maanden zichtbaar. Na 3 maanden worden ze gecodeerd. Hierdoor kun je ze nog terugzoeken als je exact hetzelfde emailadres intypt. Alleen als je de exacte gegevens hebt kun je nog bij deze data. Dit is GDPR verantwoord.  

3. Mailing list: dit is een tabel met alle records die het systeem binnen zijn gekomen en het systeem uit zijn gegaan.