Release notes van 26 oktober 2022

Management functies in Focus Feedback

Werk je wel eens in Focus Feedback Admin? Dan ben je vast bekend met het ‘management’ onderdeel uit het linker menu. Daar zijn nu een aantal zaken van overgezet en dat bespreken we in deze release notes. Alle modules die hier worden besproken moeten voor gebruikers worden geactiveerd via gebruikersautorisaties voordat ze zichtbaar zijn in de applicatie. Vele van jullie zullen nu dus nog geen veranderingen zien.

Answer tables
Deze module is uitgelegd in de vorige release notes, check alles over deze module hier. 

Survey categories
Gebruikers kunnen enquêtecategorieën maken, verwijderen en bijwerken. Enquêtecategorieën worden gebruikt om enquêtes te clusteren binnen een groep.

Mapping tables
Binnen de Mapping Tables worden gegevens van code naar bijbehorende beschrijvingen toegewezen. Bij het importeren van gegevens wordt bijvoorbeeld een regiocode toegevoegd, die regiocode wordt toegewezen aan de bijbehorende beschrijving (N = Noord). Alle mogelijke Mapping Tables zijn ingeschakeld: Regio’s, Tech Group, Product Area, Product Division en Payment Method. Hier kun je de codes en beschrijvingen maken, verwijderen, bijwerken, importeren of exporteren en beheren. 

Employee & Partner tables
Binnen de medewerker- en partnertabellen worden gegevens van code naar bijbehorende informatie in kaart gebracht. Bij het importeren van gegevens wordt bijvoorbeeld een medewerkercode toegevoegd aan klantgegevens, die gegevens worden gekoppeld en getoond bij de feedback details. Alle instellingen hiervan vind je dus hier.
Alle mogelijke mapping tabellen zijn ingeschakeld: Technicus, Dispatcher, Pre-prepper, Counselor, Service Partner, Dealer en Front Line Agent. Employee & partner codes kunnen worden toegewezen aan de bijbehorende personen: uniek nummer, naam, achternaam, e-mail, regio en afdeling.
Hier kun jij als Focus Feedback gebruiker dus tabellen maken, verwijderen, bijwerken, importeren of exporteren en er wordt een werkruimte gecreëerd om de tabellen te beheren.

Salutation
Deze functie biedt de mogelijkheid om de aanhef van automatisch geïmporteerde gegevens gemakkelijke te wijzigen. Dit gaat over gegevens die via een SFTP-server of API zijn geimporteerd, dus niet via handmatige importprocessen. Sommige CRM-systemen hebben niet de mogelijkheid om de benodigde aanhef correct aan te leveren. Met deze module kun je bijvoorbeeld geslacht (man/vrouw) omzetten in correcte aanhef (Mr. Mevr.) voor het versturen van e-mailuitnodigingen. Je kunt hier zelf bepalen welke aanhef je wilt gebruiken door deze zelf aan te maken, te verwijderen of bij te werken. Het beheer van de instellingen van de aanhef gaat ook via deze module. 

Tags
Op verschillende plekken in Focus Feedback kun je tags toevoegen aan dashboards of reacties. Tags die meerdere keren zijn gemaakt of met een onjuiste spelling kun je echter niet wijzigen in de andere modules van Focus Feedback. Binnen deze module kun je de tags maken, verwijderen of bijwerken. Ook het beheer van de tags gaat via deze module. 

Wordlist
Als je gebruik maakt van de exportmodule van Focus Feedback kun je de functie ‘wordlist’ gebruiken om gegevens te exporteren die bepaalde woorden in de antwoorden op de open vragen bevatten. Hier in de Wordlist management functie kun je verschillende clusters van onderwerpen in de Wordlist aanmaken, verwijderen, bijwerken en beheren.

GDPR report
De AVG wetgeving stelt dat eindconsumenten een organisatie ieder moment inzage mag vragen in alle persoonlijke gegevens die door het bedrijf zijn opgeslagen. Met de GDPR report kun je een PDF-bestand genereren dat alle opgeslagen gegevens toont die voor een specifieke klant. Hier kun je zoeken op een specifiek e-mailadres of telefoonnummer om alle gegevens aan elkaar te koppelen en te exporteren naar een pdf-bestand. Het definitief verwijderen van gegevens kunnen wij alleen voor jullie doen.

Blacklist
Ontvangers van de e-mailuitnodiging kunnen zich afmelden voor het verder ontvangen van berichten via Focus Feedback. Jij kunt hier in de blacklist inzien welke klanten zich hebben afgemeld voor de service. Deze gegevens blijven drie maanden zichtbaar in de Blacklist totdat de gegevens worden versleuteld en niet meer kunnen worden bekeken. Uiteraard onthoud de software wel welke personen geen zaken meer mogen ontvangen.

Mailinglist
In de Mailinglist zie je alle recent verzonden gegevens naar klanten. De nieuwe mailinglijst is uitgebreid zodat je het het laatst verzonden bericht kunt analyseren en onderzoeken welke ooit door het systeem zijn verzonden of geblokkeerd.

Import module uitgebreid

De nieuwe modules: Mapping tables en Employee & Partners tables in Focus Feedback zijn extra uitgebreid met een import module. Zoals je eerder hebt kunnen lezen zijn dit tabellen waar je gegevens kunt aanmaken, verwijderen en bijwerken. Met de importmodule kunnen gebruikers gegevens uit .csv-, .xls- of .xlsx-bestanden importeren in de Focus Feedback-tabellen. De importmodule leidt de gebruiker door drie stappen om ervoor te zorgen dat het formaat van het bestand correct in het systeem wordt opgeslagen.

Stap 1: Upload een bestand

1. Klik bij het openen van de importmodule op het bestandspictogram om een ​​bestand in .csv-, .xls- of .xlsx-formaat vanaf de computer te uploaden naar Focus Feedback
2. Wanneer je een bestand aan het uploaden bent, kun je een bestaand importsjabloon kiezen of dit veld leeg laten voor een eenmalige import. Het kiezen van een bestaand importsjabloon is handig wanneer je een upload al eens eerder hebt gedaan, Focus Feedback heeft de instellingen van de vorige keer onthouden en vult deze automatisch in voor de volgende stappen.
3. Het veldscheidingsteken wordt automatisch gedetecteerd in uw bestand. Als Focus Feedback het veldscheidingsteken ten onrechte detecteert, kun je handmatig het juiste veldscheidingsteken in dit veld instellen.
4. Focus Feedback geeft een voorbeeld van het bestand onderaan zodat de gebruiker kan controleren of de kolommen correct zijn gescheiden en het juiste bestand is geselecteerd.

Stap 2: Match kolommen

1. Aan de linkerkant zie je een rij per kolom in het geüploade bestand
2. Met het drop-down menu “Lookup matching fields” kun je een kolom matchen met een van de mogelijke databasevelden van Focus Feedback.
3. Aan de rechterkant vind je wat informatie over de kolom.
4. Als je een kolom niet wil importeren, moet de knop voor het negeren van de toewijzing worden ingedrukt. Deze kolom wordt dan niet geïmporteerd in het systeem.
5. Wanneer een databaseveld is geselecteerd (zie nummer 2) kan de gebruiker klikken op de toewijzing bevestigen om de keuze voor die rij te voltooien. Herhaal dit proces totdat elke geïmporteerde kolom is bevestigd of genegeerd.
6. Bij sommige imports wordt het sleutelpictogram automatisch ingesteld en bij andere moeten de sleutelvelden door de gebruiker worden geselecteerd. Het sleutelveld bepaalt welke kolom wordt gebruikt om de gegevens te matchen met reeds bestaande gegevens binnen Focus Feedback. In de afbeelding is bijvoorbeeld de kolom Code geselecteerd als sleutelveld. Wanneer dit bestand is geïmporteerd en de code N bestaat al in de database, wordt de beschrijving bijgewerkt als een code niet in de database wordt gevonden, wordt er een nieuw record gemaakt.

Stap 3: Importeren controleren

1. Als er geen sjabloon is geselecteerd, zie je aan het einde de mogelijkheid om alsnog een nieuw importsjabloon aan te maken of het veld leeg te laten om een ​​eenmalige import te maken.
2. Wanneer gegevens onjuist worden weergegeven in het onderstaande voorbeeld (bij nr 3), zijn dit de meest voorkomende oorzaken en moet de gebruiker mogelijk het oorspronkelijke bestand wijzigen om ervoor te zorgen dat de gegevens correct worden geïmporteerd.
3. Hier zie je een voorbeeld, maar nu zijn de gegevens verbonden met de velden van de Focus Feedback-database in plaats van de bestandskolommen zoals getoond in stap 1. Wanneer je tevreden bent met het voorbeeld van hoe de gegevens geïmporteerd worden kan je op de import knop klikken. Nu worden de bestandsgegevens geüpload naar de Focus Feedback-database.

Onthoud filters bij het navigeren door Focus Feedback

Als je werkt met Focus Feedback is het filterscherm vast welbekend. Het filterscherm is inbegrepen in de volgende modules: Responses, Classification, CLF Bucket, Export. Het is direct te zien als een pop-up na het openen of je kunt het openen via de trechterknop aan de rechterzijkant in de balk. Hier kan je de gewenste filters instellen. Vanaf nu onthoudt Focus Feedback alle filters die de gebruiker heeft ingesteld voor al deze verschillende modules. Kom je terug op een pagina waar je de filters eerder hebt ingesteld? Dan laadt de module automatisch met de gewenste informatie. Dit zorgt dus voor nog meer gebruiksgemak!

Verbeteringen

• De ‘survey response details’ in de schermen: Responses, CLF details, NPS Verbatim analysis, Callback Selector en Response Information bevatten nu twee nieuwe velden. Namelijk een uniek nummer en een beschrijving. Dit is onderdeel van de klantgegevens in Focus Feedback nadat deze data is geimporteerd.
• Binnen de Export module gaven de tabelkoppen de gebruiker het idee dat de kolommen gesorteerd konden worden. Dit is echter niet mogelijk, dus het pictogram is verwijderd.